文件归档的学问

文件夹管理的缺陷

格式是多样的，需求是多样的，如何管理多样的内容确实一个困难，文件夹天然只适合简单地管理，而不适合复杂的管理，这是由于文件夹系统不支持tag，tag存在的价值是有利于精准定位。

当文件多了的时候，精准定位就变得重要。如何在信息海洋中准确定位到自己需要的信息从来都是重要的。比如管理书籍用calibre就比文件夹系统有利。因为calibre包含了很多元信息。比如“作者”，“出版社”，“关键词”，等等。**丰富准确地原信息有利于内容的检索。再比如知网的内容也是包含了丰富的元信息。

也就是说，管理相应地文件，最好利用可以管理相应元信息的软件。这样有助于管理效率的提高。而文件夹系统仅仅通用，却不高效。

高效的文件管理方法

管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。

下面提供几个关于处理文件的小技巧：
* 不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。
* 给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。
* 把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT，另一个装所有的Spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。
* 把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。
* 不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目时——就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。
* 记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明！首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。
* 按行动先后次序整理。利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。
* 按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12 Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。（如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆！）
* 使用“记事本”文件。记事本文件，也就是所谓的“43文件夹”方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹（每个月一个）另加31个子文件夹（一天一个）。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。
对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。

花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。采用这些简单的关于文件归档整理的技巧，建立一套适合自己的文件归档系统，应用于生活之中将让你生活更轻松。