文件夹管理的缺陷 格式是多样的，需求是多样的，如何管理多样的内容确实一个困难，文件夹天然只适合简单地管理，而不适合复杂的管理，这是由于文件夹系统不支持tag，tag存在的价值是有利于精准定位。 当文件多了的时候，精准定位就变得重要。如何在信息海洋中准确定位到自己需要的信息从来都是重要的。比如管理书籍用calibre就比文件夹系统有利。因为calibre包含了很多元信息。比如“作者”，“出版社”，“关键词”，等等。**丰富准确地原信息有利于内容的检索。再比如知网的内容也是包含了丰富的元信息。 也就是说，管理相应地文件，最好利用可以管理相应元信息的软件。这样有助于管理效率的提高。而文件夹系统仅仅通用，却不高效。 高效的文件管理方法 管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。 下面提供几个关于处理文件的小技巧： * 不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。 * 给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。 * 把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT，另一个装所有的Spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。 * 把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。 * 不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目时——就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把...